תעזרי לי, אני טובעת בניירת

שיחה בנוסח הזה קיבלתי היום מליאורה (שם בדוי) שמנויה לאתר שלי ומפיקה ממנו רעיונות ומידע. היא אמרה לי שהיא טובעת בניירת של שנים רבות, היא חשבה לסדר אותה לאחר שתצא לפנסיה אבל בעצם היא לא יודעת איך להתחיל. לסדר אותה.

היא גם אמרה לי שלושה דברים כואבים מאד:

  1. הערמה הזו – הבלתי מסודרת – מעיקה עליה ומפריעה לה
  2. בתוך הערמה של הניירות יש דברים שהיו אמורים להיות מטופלים, וכיוון שלא מצאה את הניירות היא הפסידה כסף או הזדמנויות
  3. והדבר הכואב יותר – היא חוששת שאם יקרה לה משהו, הילדים שלה לא ידעו למצוא את הדברים החשובים שיעזרו להם לטפל בה!

אז קודם כל שנהיה בריאים, ועכשיו אני רוצה לתת לכל מי שסובל מערמה דומה (ואני יודעת שיש המון כאלה, אני רואה כמה פניות לאימון אישי בנושא אני מקבלת..) כמה כללים.

הערמה לא תברח

לכן היא לא תעלם אם לא נתייחס אליה. מה כן יקרה לה? היא תצבור אבק, אולי גם כתמי קפה, אבל היא תשאר שם כל הזמן כתזכורת מעצבנת, ותקרוץ לכם:" אני מנצחת אתכם". ואני יודעת שזה מעצבן.

להביא מישהו לטפל בה

לפני שנים כשרציתי לשפץ הייתי צריכה לזרוק ערמות של דברים מהבית (מכירים את "אולי נצטרך פעם"?) וכצעד ראשון ואמיץ הבאתי אישה שעזרה לי לסדר ולמיין. אין לי ספק שבלעדיה לא הייתי מתקדמת מהר כל כך, אבל מצד שני, אפשר גם לעשות לבד.

מוכנים לצאת לדרך?

  1. קחו נייר ועפרון ורשמו את שמות התיקים אליהם אתם עומדים למיין את הניירת
  2. סביר להניח שתצטרכו את התיקים הבאים: משכורות או ניירות הקשורים בפרישה מהעבודה; דיווחי בנקים, השקעות קופות גמל וכו'; קופת חולים; ביטוחים; חוזים והסכמים (לכל שירותי התקשורת וכו'); צוואות, ועוד תיקים בהתאם לדברים שיש לכם בבית.
  3. קנו תיקים נאים, אפשר באותו הצבע, ומיצאו מקום לשים אותם כשיהיו מלאים, אם על ארונית פתוחה בצורה מסודרת, אם בתוך ארון סגור

ועכשיו לדרך – ממיינים את הניירת

  1. שימו את הטיימר בטלפון הנייד, או שעון מעורר לרבע שעה או 20 דקות. אלו דקות יקרות וקצובות בהן תעסקו בסידור. בזמן הזה לא רואים טלויזיה, לא עונים או מדברים בטלפון. קחו ערמה קטנה מערמת הניירות והתחילו למיין אותה על פי הרשימה שהכנתם.רק למין ועוד לא לסדר. אם יש דברים לטיפול – שמים אותם לאחר כבוד בערמה מיוחדת, לא מטפלים בהם באותו הרגע.
  2. ועכשיו לטריק – השעון צלצל? תחליטו אם אתם רוצים עוד רבע שעה כזו וסדרו את הטיימר, או הפסיקו. שימו את הניירות הממוינים בתיקים המיועדים, גם אם לא תייקתם אותם, וקחו הפסקה.
  3. בפעם הבאה שאתם עושים את זה עשו אותו הדבר, עד שתסיימו את הערמה הענקית שיושבת לכם על הכתפיים ועל הצוואר.
  4. כשתסיימו הכל, ולאחר שבוודאי זרקתם כבר למעלה ממחצית הדפים, מיינו כל נושא על פי תאריכים, חודשים או על פי א-ב, תלוי בנושא, חוררו את הניירות בצורה מסודרת והכניסו לתיק. אל תשכחו לכתוב על כל תיק מה תכולתו.
  5. מאמינים שסיימתם? כמה זמן זה לקח בסך הכל כשמצרפים את כל הטיפול ביחד?
    3 שעות? 4 שעות? יום? נכון שזה לא היה נורא כל כך?

רגע, רגע, עוד לא סיימנו…

ולדבר הכואב ביותר – הניירות לטיפול

כיוון שהניירות לטיפול הם חשובים מאד וחוסר טיפול בהם עלול לגרום נזק אמיתי, כדאי בכל יום, לאחר שסיימתם למיין, לבדוק מה הדברים לטיפול, להחליט על החשיבות שלהם ולטפל בהם עוד באותו היום.

אם אתם חושבים או יודעים שבערמה המסתורית יש עוד דפים שקשורים לנושא – נסו למצוא אותם. אם לא תצליחו, נסו למיין עוד עד שתמצאו.

החזיקו תיק מיוחד ובו המסמכים שיש להמשיך ולטפל בהם

כדאי להחזיק תיק לטיפול בבעיות שוטפות, לאחר הטיפול, ולאחר שתרשמו לעצמכם כיצד הסתיים הטיפול – המסמך יעבור לתיק הקבוע.

לא רוצה לייאש אף אחד, אבל טיפול בבעיות לוקח כמה ימים, התארגנות, טלפונים, משלוח תגובה, מעקב אחרי התגובה. מעצבן אבל חלק מהחיים.

אז צאו לדרך ואשמח לשמוע, בתיבת התגובות כאן למטה, תובנות, תגובות ובעיקר – כיצד הרגשתם אחרי שסיימתם, או אולי עוד דרכים בהן אתם משתמשים.

אני מכריזה בזאת על מבצע: נפתרים מניירת מיותרת. כל מי שרוצה להשתתף שיחזיר אלי מייל עם הכותרת "ניירת" ויקבל ממני מייל חוזר עם כמה הנחיות, אני אעקוב אחרי המשתתפים ונביא לפה את המסקנות החשובות ביותר.

נ.ב. בעקבות המאמר פנו אלי אנשים ושאלו: כמה זמן צריך לשמור ניירות? אז הנה מאמר
שמצאתי בעיתון גלובס. מצאתי, אהבתי והבאתי לכאן: כמה זמן שומרים חשבוניות, קבלות
ומשכורות?

כל הזכויות שמורות לרונית בנארי

6 תגובות
  1. שושי
    שושי says:

    פרשתי מעבודה מסוימת(אני מקבלת גמלה קטנה)ואני עדיין עובדת במקום אחר(בעוד שנה אפרוש גם ממנה). האם יש צורך לשמור תלושי שכר של הפנסיה? או רק של מקום העבודה הנוכחי?

    • רונית בנארי
      רונית בנארי says:

      שלום שושי,

      כדאי לשמור תלושים במשך השנה ולזרוק אותם כשמגיע טופס ה-106 בסוף השנה. אפשר לזרוק את התלושים רק אחרי
      שבדקת ווידאת שהטופס (106) מתאים לתלושים.

      עצמאים צריכים לשמור את כל החומר – חשבוניות, קבלות, טפסים וכו' – 7 שנים.

      את טופס ה-106 כדאי לשמור תמיד.

      ותודה לרואת החשבון שלי, סיגלית כרמי , שהוסיפה לי מידע לפני שכתבתי את התשובה 🙂

      רונית

  2. זאב
    זאב says:

    הדבר הזה שיש לפתע זמן רב לאחר פרישה נראה כמלחיץ לפתע עודף זמן אז מה עושים ?

    תחילה עיניני הבית כגון:סידור ארונות, שזמן רב טרם סודרו עקב חוסר זמן,
    שיפוצים פה ושם,
    זה הכיף של ההתחלה אין צורך למהר אפשר לשוחח בטלפון לשמוע מוזיקה והעיקר בלי לחץ.

    לאחר זמן ממושך בהדרגה עוברים לפעילויות מחוץ לבית.

    האמנם כך?

    • רונית בנארי
      רונית בנארי says:

      שלום זאב,

      תודה על תגובתך.

      לכל דבר זמן, ואפשר כמובן בלי לחץ. נכון שהרבה אנשים מתחילים לארגן ולשפץ את הבית
      עם היציאה לפרישה.

      שני דברים חשוב בעיני לקחת בחשבון:
      1. את הפנאי כדאי לגוון, ואני כותבת על זה הרבה
      2. לגבי סידור הניירת – מי שאצלו זו בעיה מציקה וכואבת, שיתרכז בשיטה שהצעתי
      או בכל שיטה שעובדת עבורו.

      הזמן המדוד עוזר להתקדם, כי יש להשיג את השעון ויש לגיטימציה לעצור גם אם הערמה
      עוד גדולה.

      לכן הצעתי שלא לדבר בטלפון בדקות האלה. כדי לשמור על הריכוז וכדי לעמוד בשיטה.

      מוסיקה – אני בעד 🙂

      רונית

  3. אסתר ברנד
    אסתר ברנד says:

    לרונית שלום
    הרעיון של הקצבת זמן נראה לי טוב כי בדרך כלל אני יושבת קרוב לשעתים שלוש וזה יוצא לי מהאף.

    אני עוד היום אמיין את הצעות לטיולים בארץ.

    שיהיה לך יום נפלא אסתי

    • רונית בנארי
      רונית בנארי says:

      היי אסתר,

      מה שלומך?

      הרעיון להקצאת זמן משחרר אותנו מהדחיינות, מהמתח ומהכעס שאנו חווים כשאנחנו צריכים לעסוק בנושאים השנואים עלינו.
      אבל גם את זה צריך לעשות, וכדאי אפילו להחליט שאת הזמן הזה עושים מיד על הבקר, כדי שכל יתר היום יהיה בלי עול.

      מיון מיידי אפשר לעשות כשמקבלים את הדואר, מה שלא מעניין לא נשאר בבית, אלא הולך מיד לפח המיחזור.
      מה שאפשר לטפל בו תוך 2 דקות, אם להכניס לתיק או לענות עליו – עושים. זה על פי עקרון 2 הדקות.
      כל היתר (שזה כבר פחות ממה שהגיע) יטופל במסגרת הזמן המוקצב כל יום.

      ספרי לי איך הלך,
      וגם לאן את נוסעת 🙂

תגובות סגורות